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メールチェック📩とスケジュール調整の大切さとその対策はいかに?

ビジネスシーンではメールチェックはとても大切な1つの業務になっていますね。

しかし、メールが送られて来てそのたびに対処していたら、仕事が捗らない。

 さあ、メール📩に対してどう対処する?

 今回のテーマです。考えてみましょう😉

日々、メールチェックに追われている感がするのはなぜだろう??

みなさんはいかがでしょうか??

 ある情報機関では仕事中にメールにかかる時間 61%は連絡やスケジュール調整の業務である。そしてその半分がメールであった。

つまり、仕事全体の3割強がメールに費やされていたという調整内容であった。

『そしてそのメールはストレスの源になっている』ケースがある。

 

ある研究によると

メールチェック📩を1日3回に制限された人は好きなだけメールチェックした人に比べてストレスが大幅に少なかったと言う結果が出た。

         (ブリティッシュコロンビア大學の研究結果より)

好きなだけメールチェックした人の方が多いなんて・・・・。😓

 

ではメールに消費時間を減らす方法

①メールチェックの時間を決める。

例えば)メール確認回数を1日3回に決めると好きな時に確認するより、所要時間が20%削減されたというデータもある。

・まずはメールが来たらすぐチェックするのではなく時間を決めてチェックしてみる。

 またメールの処理が予定時間ないに終わらなかった時は次の業務に進むことを進めている。

 (思っているほおど大きな影響は出ない)

②緊急のメールのみに対応する。

メールに費やす25%は自分に必要のないメールの読み取りに時間を費やしている、

25%は差し置いて、必要のないメールである。無視しても問題にならないメール返信に

時間を費やしている。

つまりメールの使う半分以上は無駄であるということになる。

この通りにすると考えて、🤔

メールは緊急時のみ返信して特に急がないメールは、数日後にまとめて処理するという方法をとると素早く処理しなければという強迫観念を抑え込めレバ本当に即レスポンスが必要なメールに対応できる。

③直接話す機会を設けてみる

メールでやり取りすればわざわざ人に会わないで済む。

仕事が捗ると考えられがちではあるが顔を見て話し合うことで大量のメールのやり取りから解消される可能性がある。

確かに遭って話せばメールのやり取りは必要ない❗️というのも1つの考えである。

現にそんなケースもある。

 

さすがに、(時節柄もありますが。。。)会うまでは・・・。という場合は??

Web会議(ZOOMなど)で話し合うというのもありですね。

メールのやり取りが増えていると感じる相手とは対話する時間を確保するという方法もメールの時間が削減できる有効な方法である。

案外Tel📞ではないしてしまう方が要件が満たせるというのもある。

最近はメール1本で何もかも処理しようとしてしまうケースがある。

やはり、何もかもメールというわけにもいかないし、人間関係上大きな距離が出来すぎてしまうことにもなりかねない。

時として、口で自分の考えを伝えたり、声で伝えることもとても大切で伝わりやすい。

メールは処理物をこなす道具ではない。使い方を今一度考え円滑にお仕事のパートナーになるようにメールへのストレスを軽減できるといいですね。

 ポイントを押さえて、メールの対策をすると作業方法を改善するより早いかもしれません。

 

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