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仕事の段取りは下準備から😉

いよいよ2022年も半分が過ぎようとしています。

今回は『要領が良くないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑』と言う著書より⏬

この本から改めてこの仕事術について考えてみたいと思います。

秋になり、新年度の春のスタートアップと違った新たなプロジェクトスタートなどの

仕事に関わる場面も増えてくる時期に改めて季節が変わる秋の風に乗りたいと思います。

 

今回のおすすめ図書⏬

この本の中では3つのPOINTを押さえることが仕事をスムーズに進める上で重要だとしている①どんな仕事も手順書を作ることから始める。ゴールまでのステップを細かく🪜書き出して

それぞれに誰がやるかと締切を明確にしよう。

②「なる早で』🟰『なるべく早く❣️』と頼まれても焦る必要がない。無理のない期限を伝え相手とスケジュール🗓などもすり合わせましょう。

③日付や時間を間違わないようにするにはカレンダー📆に予定を入れる時日時が確認できる情報源を併せてメモ📝する事。

 誰かと会う約束をした時にはそのやりとりもカレンダー📅にメモ📝をコピペしておくことが大事。

上手に段取りを組むことから仕事のスタートになる。

*無理のない段取りを組むこと

*スケジュール管理は🗓先方の都合も考慮しつつスケジュールの前後のラグも考えよう。

 

やることが多すぎて何から手をつけたらいいかわからない…段取りどころではないと感じる人も多いのではないか⁉️

 仕事(作業が)多すぎる場合は時として抱え込まず勇気を出して断わる必要がある。

それも一つの手段である。いい仕事をするには必要であると言う考えもあります。

 これは自分にとって重要度の低いものを断るのも確かに必要であるが、

 あから様に先約があるのに新しい仕事を受けて優先してしまうことは、

今まで関わっていた(先約)の仕事は後回しか?それともキャンセル⁉️しかもドタキャン?

 

 クライアントさんも、取引先もこんなに余裕がなくスケジュール管理が甘い人とは仕事出来ないなではないでしょうか⁉️

 それなら最初から仕事を受けない方がいいですね。

 ビジネスシーンは仕事の質も大事ですが、信頼性はもっと大事な部分です。

1つ案件を受ける前に、引き受ける条件や納期、

クライアントさんとの話し合い、価値観やスケジュールのすり合わせを🗓考慮する必要性がある。

それほどスケジュールの管理は🗓重要であり、お仕事の受け方にも左右する。

 自分自身もフリーで仕事をどんどん受けて(出張授業など)自分自身身の丈を考えず

仕事を受けてしまい先方との信用性を欠いてしまったり自身の心身を壊した経験があります。

 本音として、断る勇気があれば苦労しない‼️

パンパンになっているカバンはこれ以上入らないと誰が見てもわかる。(誰しもキャパシティーがある)のですが仕事の量は曖昧なので断りにくい背景がある。

 

 実は段取りを組んで手順書を作ることで無理な仕事は断れるそうなんですね。

 今自分の抱えている仕事の量は手順書を作成することにより見える化される。

 

さすがにこれ以上無理ですと言えるようになる。(フリーランサーなら無理なら手順書を見て

仕事を必要以上に取らないと言うこともできる。)

突発的に急な仕事に慌てないようにしようと思ったら余裕を持って予定を立てておくこと。

仕事にかかる時間を見越してスケジュールを組む🗓(このお仕事は約1時間位かな?)とこなせる時間を予想したらその2倍2時間で見積もって時間、予定を組む🗓。

 

 そうすると急な仕事がわりこんで来ても大丈夫という風にラグを作る🙆‍♀️

先ほどの3つのポイントに出てきた『なる早で❗️』となると焦りますね。

・このなるべく早く❗️と期限をせまられても、決める権限は自分にあるのと腹を括ろう。

無理のない程度で締切を決めればいい⏩⏩⏩勿論出来なかったら断ったらいいという選択肢もある。

 なるべく早く‼️は今すぐ対応してもらえるとありがたいが具体的な期限を決めるほどではない❗️というニュアンスである。

ですから、過剰に(相手の要求)答えなくても大丈夫です🙆‍♂️

相手を優先し始めると自分の首を絞めてしまうことになってしまう。

例えば)

今日(月曜日)になる早で❗️と言われて

 金曜の午前中までにということでいいですか?と返答してみましょう。

こんなふうに自分にとって無理のないスケジュール管理(日程)の提案をしてみる。

相手が水曜にはその書類が欲しい📄と言ってきたら、私の方も頑張りますので木曜日までと言うことで交渉してみましょう。

自分の心と身体も大切に

 

    参考文献 要領がよくないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑より

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