unchantotaro blog💫心が元気になるといいな🤗

🤗スポーツ栄養学、お仕事の向き合い方、心の向き合い方など楽しく発信してます🤗

余裕を持って取り組もう🤗〜締め切り間際にエンジンをかける心理とは???

期日の締切が迫ってくると、締切間際になって焦り😓本気にモードになるのは誰しもあることかもしれませんね。

 複数のお仕事を抱えていて締め切りも重なってくることってたまにある事です。

 そんな時、焦燥感もありますね😓

 

一昨年や昨年に比べ、今年から更に行動制限の緩和でお仕事が少しずつ忙しくなってくる人もいるのではないか??

 

今まではスピードが比較的緩やかであった分、急激なお仕事量の増加に順応できていない日々であります。

今回のテーマ

『仕事を計画的・効率的に終わらせるための時間の使い方』です。

これらを今一度見直そうと思います。何かに追われるって気持ちがしんどいですね。

 

⑴(わたしたちの)仕事が終わらない理由、原因について

 仕事が終わらない理由

❶締切や仕事のボリューム、力量を考えないで仕事を即答してしまう。(安請け合いをしている)

❷締切ギリギリまで着手しない。

❸計画の見積もりをしない。(定期的に)⏩目標設定していない。

これらは多くの人が共感できることもあるかもしれない。

ついついやってしまっていることでもある。

ここで自分に問いかける点は??

『引き受けた仕事を期限内に完了できるのであろうか??🤔』ということ😊

締切間際になって急に『すみません、やっぱり間に合いません😓⁉️』と申し出てしまったり

時差の関係で前の仕事に追われて、次の時間のスケジュールに食い込んでしまって

ドタキャンや急な変更をすることになる。。。。。

 

 先方もギリギリになって、ドタキャンや急な変更が続くとどう思うだろうか?今後信頼できるのであろうか?

 前後のラグを考えなかった原因や着手し始めるのがもが遅いという理由で、

完成度の低いものを納品してしまうと、プロジェクト全体の進捗にも影響し作業を引き受けた信頼度というのは大きく下がってしまっていることに早く気づくべき❗️❗️

 この人に仕事を頼んだら、『何回かに一回は必ず、(締切間際に出来ない❗️)こんなこと言い出す・・・。』なんていうイメージがつくか??

この人に頼んだら、スピーディーに完成度が高い出来上がりだ!と言われるか?

どちらを思われたら嬉しいですか??

 

 もちろんですが、良いイメージで完成度が高い方が、次に安心して頼みやすい😮‍💨。というのはいうまでもない。後者は信頼度が本当の意味で高い。

 前者の方は本当に避けたい❗️

⑵余裕をもって仕事を受け取り組むには?

・仕事を受けたらすぐに手をつける(取り組む)。

 それによって仕事の全体図を描きましょう。創造する。(想像のみならずまず着手✋)

 実際に作業しないと仕事のリアルなボリュームとか難易度というのが分かりずらいので

 すぐ着手する(小さい容易なところから😊)

 

わたしたちの仕事が終わらない大きな理由として。。。

・締切がもっと先にある仕事だからといって何も手をつけず(作業自体を)寝かせていた・・・そんな経験が多く私にもあります。

 だからと言って完璧主義で『〜であらないといけない❗️』と縛ってしまうと相手にも

こだわり(価値観の)を押し付けてしまう結果にも相成りますので注意が必要です。

 そうすると、どんなにGood job❗️👍な人にでも依頼した方も付き合いきれない。

 

⑶この完璧主義と締切との関係について。

完璧というものを重視するあまり締切を守らない・・・というのは本末転倒である😥

あるところにスイッチが入りこだわってしまう。

そんなくだりもよく耳👂にすることがある・・・・。

今回もある著書をもとに引き続き、お話を進めたい。

(オススメ図書📚)⏬と参考文献

 

中島聡氏はマイクロソフト在職中、当時(2000年代初頭くらい)にインターネットが爆発的に普及するきっかけになったWindows 95を生み出した。

『Windows 95の父』とも呼ばれている。

右クリックをよに生み出したことでも有名である。

 

そんな大きな時代の転換を作ったWindows 95ですが

著書の中で

発売当時およそ3500このバグ(プログラミング上の誤り)が残されたまま発売された。

もちろんですが、深刻になるトラブルは修正済みでの発売であるが、この商品結果的にバグを抱えながらも世界的インパクトを与えることになった。

スタートアップ(インターネット🖥の接続)を前提としたOS(オぺレーション)のシステムであった。

(当時のエピソードより)

①バグの修正は発売してからも可能であるので許容範囲を見極めて割り切るべきである。

②クオリティーが低くお叱りを受けるよりも締切が守れない、時間を守れない人だと評価されることを恐れてほしい。と提言している。

この2つのPOINTから

 考えて仕事を割り振る上司がわも実際に当たる部下側も実際に作業にあたる部下の側も共通認識として持っておきたいものです。

 

著書内で例えで表現している。

彫刻

『はい、彫刻・・・。』と四角い木の塊を渡された。

(第1段階)

・木をザクザク周りを彫り始める(大きな輪郭から荒削りする。)

 その後、整形していく(修正していく)という例。

ここでの(POINT)

その⑴着手⏩荒削り⏩  全体構成を掴んでいく。。

そんなこんなイメージである。。。

⑷ロケットスタート時間術

締切間際だけにロケットスタート(本気を出す)そんな生活だけに別れを告げること。

想定外のことが仕事で起きたとしても締切は絶対に守る。

これを結束、前提としている時間術。

ここで便宜上、上司から10日後にこの仕事を仕上げてほしい❗️と任されたという

 

🥎シュチュエーション例

①この仕事にどれ位の時間がかかるか、⏰『まずはやってみますのでスケジュールを算定するために2日下さい』と返事します。そして仕事に取り掛かる。

まず)即レスポンスしない❗️(見極め時間を作る)安請け合いしない。

見積もりをする期間をもらう。

 

②『この2日ください』といった期間はロケットスタート期間と決め、即取り掛かり全力で取り掛かる。

 ドラゴンボールの界王拳の力で最大出力の力で2日ほどでほぼ完成に持っていく。

他の仕事に手をつけながらではなく一点集中。

 ほぼ完成というびは80%がた完成です。

この期間立ち止まって考えるということは、

考えず、無心に手を動かしながら作業効率を考えていく。

とにかくこの時間、この仕事に1点集中というのがPOINT

③最初の頑張った2日間で仕事の完成度が6割未満だった場合は上司に状況を説明して

『もう少しかかりますと締め切りの延長と交渉をしてみる。』

8割ほど完成していれば、さぁ😊もう少しですね。

残りの8日間(ほぼ1週間)、完成度を高めるためにゆったりとしたペースで仕事を進める期間にする。

更には次の仕事と他の仕事の仕込み期間に充てつつ

1日の2割くらいを集中してあとはゆっくり流す。(1日の使い方と同じ)

⚽️2割と8割です。

(まとめ)

始めてすぐ、全体の2割の時間で集中し8割の完成を目指す。

そうすると時間にも心にも余裕のある状態を作り出せる。

この時間で完成度を高める。本気(スタートダッシュは勢いのある時に)🏃‍♂️💨

 さよなら✋

締め切り間際に本気を出してた わたしたち・・・👋👋

 

ご訪問ありがとうございます